Sello distintivo de la cooperación entre bibliotecas

Traducción: ANA MARÍA CRESPO GÓMEZ (2016)

(Karen Smith-Yoshimura, 2015. ”Hallmarks of library cooperation“. hangingtogether.org)

La OCLC Research Library Partnership ofrece la oportunidad de que el personal pueda aprender de sus homólogos en otros países. Hideyuki Seki, de la Universidad Keio, aprovechó esta oportunidad para pedir a los miembros del OCLC Research Library Partners Metadata Managers Focus Group ejemplos de sus colaboraciones más exitosas con otras instituciones bibliotecarias y de los factores que más han propiciado su éxito. Escribió:

En EE.UU., están aumentando las actividades cooperativas o proyectos de colaboración entre bibliotecas de investigación. Por el contrario, en Japón es difícil organizar proyectos concretos entre bibliotecas universitarias. La razón de la disparidad entre EE.UU. y Japón en este tema radicaría en las diferencias en cuanto a cultura, costumbres y estructuras organizativas. Sin embargo, espero que tengamos algunas pistas para realizar actividades cooperativas estimulantes entre las bibliotecas de investigación japonesas gracias al estudio más exhaustivo de la situación actual en otros países.

Los miembros del grupo de trabajo respondieron con una lista impresionante de colaboraciones exitosas con la que compartieron descubrimientos, colecciones, experiencias y procesos de elaboración de normas.

Estos son algunos de los ejemplos:

Arabic Collections Online¹ (Colección árabe en línea), para digitalizar textos en árabe de dominio público y proveer una publicación unificada y una plataforma para descubrir objetos digitales; Articlereach²; Australian Newspaper Plan (ANPlan)³ (un programa para coleccionar y preservar los periódicos que se publican en Australia); Biodiversity Heritage Library⁴ (Biblioteca Patrimonial de la biodiversidad); Borrow Direct⁵; the Copyrigt review Management System (sistema de dirección de revisión de los derechos de autor), un esfuerzo común para ayudar en la resolución de los libros publicados en los Estados Unidos de 1923 a 1963 en HathiTrust; el portal Emblematica Online⁶; el portal Getty Research⁷; el proyecto Kuali Open Library Environement (OLE)⁸; Libraries in Australia (Bibliotecas en Australia)⁹, la base de datos nacional de Australia, y the National Union Catalogue en Nueva Zelanda; NACO¹⁰ y el Program for Cooperative Cataloging¹¹; NSLA (bibliotecas nacionales de Australia y Nueva Zelanda y bibliotecas del Estado y de los territorios australianos que trabajan de forma cooperativa para reforzar la infraestructura informativa en Australia y Nueva Zelanda)¹²; el NSLA eResources Consortium (para adquirir recursos electrónicos) ¹³; Primeros Libros de las Américas ¹⁴, que digitaliza copias de los primeros libros publicados en el Nuevo Mundo anteriores a 1601; el programa OCLC Research Library Partnership´s SHARES ¹⁵; Trove¹⁶; el UKB¹⁷, el consorcio neerlandés de trece bibliotecas universitarias y la Biblioteca Nacional de los Países Bajos.

A menor escala, los integrantes de dicho grupo destacaron varios acuerdos de cooperación entre instituciones para compartir el almacenamiento como la Western Regional Storage Trust (WEST)¹⁸, que digitaliza materiales de otras instituciones; la asociación de Columbia y Cornell 2CUL¹⁹, que pone en común los recursos y garantiza así los contenidos, experiencias, servicios y su actual Servicio de Integración Técnica; el proyecto Avalon Media System²⁰, de las universidades de Indiana y del Noroeste para desarrollar un repositorio de audio y vídeo; el CIC (Iniciativa para la cooperación del catálogo); las posibilidades de la California Digital Library²¹ para mantener y acceder a los servicios; la colaboración de Standford con la Bibliothèque National de France (Biblioteca Nacional francesa) en el French Revolution Digital Archive (Archivo digital de la Revolución francesa)²²; Hong Kong´s Joint University Librarians Advisory Commitee (comité consultivo de las bibliotecas universitarias colectivas de Hong Kong) y su Hong Kong Academic Library Link (unión de las bibliotecas académicas de Hong Kong) (HKALL) para compartir recursos; la Manhattan Research Library Initiative (iniciativa para la investigación bibliotecaria de Manhattan)(MaRLI) para coordinar el desarrollo de las colecciones y compartir recursos entre la Universidad de Nueva York, Columbia y la Biblioteca Pública de Nueva York; New Jersey´s Digital Media Repository (Repositorio digital de Nueva Yersey) (NJVid); la Orbis Cascade Alliance (la Alianza Orbis Cascade); el Sistema Universitario de Maryland e Instituciones afiliadas (USMAI).

Los factores que han contribuido al éxito son:

El alcance del proyecto. Se trata de un proyecto con unas expectativas desarrolladas de manera clara.
Objetivos comunes. Los socios necesitan tener valores con los que se identifiquen, compartir un entendimiento común de los resultados esperados. Los beneficios de la asociación deben compensar los riesgos.
Claro entendimiento de los roles y de las responsabilidades. Cada socio necesita aportar algo de valor a la asociación; ej. fondos, habilidades, conocimientos, datos o contenidos.
Tiene que ser una asociación verdadera en la que la contribución colectiva de los socios sea más productiva que los esfuerzos individuales.
Apoyo administrativo y financiación. Se necesita este apoyo para hacer frente a algunas necesidades de la asociación y debe haber voluntad para invertir en ella.
Dirección. La naturaleza de la asociación se debe entender y acordar con documentos escritos. Además, hay que tener muy en cuenta las decisiones que se tomen sobre ámbitos como la administración de las finanzas, la dirección y las formas de resolver los problemas que surjan.

Estos factores para lograr el éxito me recordaron a los cinco «Catalizadores para la colaboración» del informe del año 2009, Think Global, Act Local – Library, Archive and Museum Collaboration²³ (Piensa globalmente, actúa localmente – Bibliotecas, Archivos y Colaboración con museos), escrito por mis compañeros Ricky Erway y Günter Waibel. Aquí les dejo unos fragmentos:

Visión – Para que una idea de colaboración tenga éxito, tiene que estar arraigada en una visión que todos los participantes compartan. Esta visión debe ser lo que haga que merezca el esfuerzo superar los obstáculos.
Mandato – Un mandato, transmitido claramente a través de planes estratégicos o de directivas importantes, así como (otros) métodos menos formales de fomento, puede transmitir un entusiasmo perfecto para la colaboración. En el lado opuesto, la ausencia de mandato puede tener un efecto contraproducente en las actividades al mismo tiempo que la incertidumbre sobre el apoyo financiero domine las discusiones.
Incentivos – Las evaluaciones del personal y de los departamentos deberían incluir actividades de colaboración en sus valoraciones. El trabajo de colaboración se debería apoyar mediante ascensos, incentivos monetarios y reconocimiento público.
Agentes de cambio – En cada fase, la colaboración puede beneficiarse de un agente del cambio – un individuo, departamento o programa en el que se pueda confiar y que mantenga el esfuerzo vivo, que inyecte una buena dosis de recursos (ideas, tecnología, personal) en el momento adecuado y que haga que los participantes se centren en la visión de conjunto que quieren conseguir.
Estabilidad – Las colaboraciones son posibles siempre y cuando exista una estabilidad administrativa desde la que se pueda dirigir las operaciones, comunicar con otros e incorporar los esfuerzos a la misión de su institución.

Referencias:

1- http://dlib.nyu.edu/aco/about/ Arabic Collections Online

2- https://sites.google.com/a/msu.edu/articlereach-direct/about-us Articlereach

3- http://www.nla.gov.au/australian-newspaper-plan Australian Newspaper Plan (ANPlan)

4- http://biodivlib.wikispaces.com/About Biodiversity Heritage Library

5- http://www.borrowdirect.org/ Borrow Direct

6- http://emblematica.grainger.illinois.edu/ Emblematica Online

7- http://www.getty.edu/research/tools/portal/ Getty Research Portal

8- http://www.kuali.org/ole Kuali Open Library Environement (OLE)

Project

9- http://www.nla.gov.au/librariesaustralia/about/ Libraries in Australia

10- http://www.loc.gov/aba/pcc/naco/index.html NACO