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Las funciones del administrador de fincas que deben conocer las comunidades

El trabajo de un administrador de fincas implica mucho trabajo y responsabilidad. Entre otras cosas, el administrador de fincas tiene que mantener al día todas las cuentas del edificio, asegurarse de que las zonas comunes se mantienen adecuadamente y comprobar que se cumplen todas las normativas nacionales y municipales.

Pero hay otras actividades que todos los propietarios de comunidades deben conocer. De este modo, los vecinos podrán disfrutar de su trabajo y ser conscientes de las responsabilidades que conlleva.

Tareas de un administrador de fincas

El papel del administrador de fincas está definido en el artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal, que regula el régimen de las comunidades de propietarios y las viviendas a nivel nacional. Según esta normativa, el administrador de fincas tiene estas tareas principales:

Vela por la buena gestión de la casa, sus instalaciones y servicios, y hace las advertencias y amonestaciones oportunas a los propietarios.

Este departamento se encarga de supervisar todas las propiedades y de garantizar que cada miembro de la comunidad siga las normas básicas de convivencia y que los pagos estén al día. Una de sus tareas es informar a los vecinos de las ventajas de contratar un seguro colectivo contra imprevistos.

Preparar y presentar al consejo un presupuesto que proponga los recursos necesarios para cubrir los gastos.

Es decir, elaborar un presupuesto que incluya todos los gastos previstos para el periodo y cómo se van a cubrir: mediante la recaudación de gastos colectivos, aportaciones, etc.

Ocuparse del mantenimiento del inmueble, organizar las reparaciones y las medidas urgentes y comunicarlas inmediatamente al presidente o, en su caso, a los propietarios. Ejecución de contratos de trabajo y realización de pagos y cobros.

Estos dos puntos se refieren a la responsabilidad del gestor de garantizar el mantenimiento de las instalaciones y las zonas comunes. También debe encontrar la forma más eficaz de reparar los daños, como fugas de agua, vandalismo o reclamaciones por daños.

Esto también incluye el trato con proveedores de servicios externos o con el propio personal del gestor, como jardineros, electricistas o personal de limpieza y mantenimiento.

Se encargará de la secretaría de la reunión, según sea necesario, y mantendrá listos los documentos comunes para los propietarios, así como otras tareas delegadas. Por ley, una misma persona puede ser presidente y secretario si la asamblea de vecinos así lo decide. En este caso, está obligado a prestar los servicios que se describen a continuación.

Funciones del administrador de fincas con tareas de secretaría

Los administradores de fincas suelen actuar como secretarios de la comunidad de vecinos. En este caso también son responsables de la administración:

- De acuerdo con el presidente de la comunidad de propietarios, usted redactará los documentos que demuestren si la propiedad ha cumplido con sus obligaciones con la comunidad de propietarios o si tiene deudas.

- Confirma con su firma (y la del presidente) que se ha celebrado una reunión de la asociación de viviendas.

- Mantener un registro de las actas de las reuniones de la cooperativa y conservar todas las actas, avisos, invitaciones y acuses de recibo de las reuniones de la cooperativa durante 5 años.

¿Puede ser administrador una persona que vive en la misma comunidad?

No todos los residentes de un determinado edificio pueden convertirse en directores. Las condiciones son las siguientes:

Debe tener un título que te habilite para ser administrador de fincas.

Hay que tener una cualificación profesional para ser director. Debe ser una empresa inmobiliaria o consultora oficialmente registrada para ocupar este puesto.

Aunque la ley permite que el propietario actúe como “gestor”, es aconsejable recurrir a un profesional. Como ha visto, ser administradores de fincas en Alicante no es un trabajo a tiempo parcial y requiere una formación profesional en derecho, contabilidad y fiscalidad.

Teniendo en cuenta esto, es su responsabilidad como propietario y presidente de la comunidad asegurarse de que estos trabajos se realicen con cuidado y de acuerdo con todas las normas. De este modo, todos los vecinos pueden vivir mucho más tranquilos.

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