Hay muchas funciones que realiza un buen administrador. Entre ellas se van a enumerar a continuación.
Tareas de gestión- servicios básicos: servicios económicos, contables y de consultoría.
Emisión y cobro de facturas domiciliadas por gastos ordinarios y extraordinarios definidos por el condominio.
Mantener los fondos en su poder y garantizar que estén a disposición de la comunidad de propietarios con las personas autorizadas por la junta directiva (aclarando quién tiene firma bancaria y quién no).
Vigilar, disputar y gestionar amistosamente el cobro de los ingresos generados por cualquier concepto y pendientes de pago.
Controlar constantemente las cuentas de la entidad de condominio abriéndolas según las reglas económicas normales (es importante especificar la frecuencia con la que se debe proporcionar esta información al presidente de la entidad de condominio y a los miembros de la entidad).
Control de los gastos y preparación del presupuesto anual.
Acuerdos de aplicación adoptados por el consejo de la propiedad.
Redacción de los contratos civiles o mercantiles necesarios para el normal desarrollo de las actividades de la sociedad de gananciales (contratos de trabajo, de servicios, de arrendamiento, etc.).
Asesoramiento al consorcio de copropietarios en materia de propiedad horizontal, en su caso.
Tareas del consejero – área de secretaría
Preparar y enviar las convocatorias de las reuniones ordinarias y extraordinarias. También es en este momento cuando se debe especificar cuándo y cómo se enviará a los vecinos la información adjunta a las notificaciones (cuentas anuales, avisos, informes trimestrales, según se desee).
Asistir personalmente a la junta ordinaria y a todas las juntas extraordinarias que se requieran durante el periodo anual definido en el contrato, firmar el acta como secretario con transcripción detallada en el registro correspondiente y enviar una copia a cada propietario (indicar los costes adicionales por asistencia a las juntas extraordinarias, si se facturan aparte).
Preparar y enviar circulares, cartas, correspondencia, solicitudes, recordatorios o comunicaciones escritas que deban enviarse a propietarios, autoridades, particulares, proveedores, etc.
Firma de certificados sobre el estado del siniestro, que pueden servir de base para emprender las acciones legales oportunas para recuperar el siniestro (explique el coste de estos servicios si se cobran por separado).
Firmar una declaración de acuerdo con el municipio para aplicar medidas cautelares a los vecinos molestos.
Mantener, registrar y actualizar los archivos informáticos y en papel de los propietarios de la comunidad, registrar los cambios de dirección y los cambios de propiedad de los bienes inmuebles (pisos y locales).
Llevar un libro de actas para garantizar que las convocatorias, comunicaciones, autorizaciones y otros documentos relevantes resultantes de las reuniones se conserven durante cinco años.
En administrador de fincas Alicante se tratan todos estos cometidos y se realizan para que las comunidades y propietarios estén bien gestionados.
Tratar y almacenar los datos personales disponibles con estricto cumplimiento de lo dispuesto en la Ley Orgánica de Protección de Datos (en adelante L.O.P.D.). Es de gran interés precisar si este trabajo lo realiza directamente una empresa profesional o un servicio externo que traslada los registros de la Agencia Española de Protección de Datos a una empresa especializada en estas tareas.
Para facilitar la realización de tareas en este ámbito, centralizar y gestionar todos los documentos e intercambiarlos con los vecinos de forma actualizada y práctica, existen varias aplicaciones de gestión diseñadas para facilitar no sólo los contactos entre los vecinos, sino también las tareas del administrador y evitar desplazamientos.
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