Muchas empresas al día de hoy, se encargan del manejo de documentación o lo que es igual, se disponen al tratamiento de los datos personales, razón por la cual se vuelve necesario la posterior destrucción documentos. Esto con el propósito de evitar toda clase de desviación.
Sin embargo, muchas empresas optan por realizar esto de forma automática, apreciando que en ocasiones existen marcados fallos en el proceso de destrucción, por lo que se ven motivadas a buscar otra corporación que les ayude con la eliminación de datos de manera efectiva.
¿Qué es la destrucción de documentos?
Puede que la expresión de por si te cause asombro, al considerar que dicho proceso puede ser violador de las leyes y derechos de autor, como también de la intimidad, pero la verdad es otra.
Cuando se trata de proteger a los clientes, lo mejor que se puede hacer es destruir toda clase de dato que mantenga relación con los mismos. Y es que al día de hoy, poco se usan las bases de datos, con los nombres, ya que esto puede caer en manos inescrupulosas.
Estrategias independientes del conocimiento del cliente, que incluyan el envió de información a su correo o correspondencia, puede ser considerada violación de su privacidad o perjuicio hacia sus datos personales, es por ello, que muchas normativas europeas constan de multas, sanciones o penas para aquellas empresas que realicen el uso indebido de dicha información, es por ello, que muchas prefieren contratar a un tercero.
¿Cuál es la importancia de la destrucción de documentos?
Además de contribuir a resguardar los datos contenidos en dichos archivos, debes saber, que la acumulación de papel al día de hoy resulta completamente innecesario, tomando en cuenta, que estos solamente logran con el tiempo a convertirse en un estorbo y molestia.
Y es que, los papeles con el paso del tiempo terminan por perder hasta su contextura., es por esta razón que resulta más adecuado desecharlos y no disponer así de problemas. Por tal razón, es que se procede a la destrucción para eliminar todo el cúmulo de archivos que no representan ninguna utilidad.
Ventajas de la destrucción de documentos
Por si aún no has comprendido, la importancia que representa este proceso, vamos a señalarte a continuación los beneficios que te puede proporcionar el mismo, como son:
Resguardo de la confidencialidad
Ciertamente, el primer beneficio se repunta para los clientes, ya que estos se darán cuenta, que la empresa es resguarda con sus datos. En efecto, una vez que ha finalizado la relación comercial, o la prestación de servicios, lo mejor es desechar toda la información contenida en los archivos para no comprometer la privacidad que por derecho, le corresponde al cliente.
Espacio y orden
Es fundamental que una empresa se mantenga siempre en constante organización, y es que los espacios donde persevera el orden y el aseo son capaces de generar y aumentar los niveles de productividad.
Es por ello, que los archivos obsoletos, solamente terminan por afear los departamentos, generar reducción en los espacios y contribuir al desorden, al eliminarlos, podrás incluso recrear el espacio de tu oficina.
Contribuye al reciclaje
Una de las mayores ventajas que este proceso de destrucción de documentos es capaz de proporcionar es la capacidad de poder reciclar el material. Esto puede lograrse por medio de la implementación de mecanismos únicos, gracias a las trituradoras de papel.
En efecto, los archivos son dispuestos en las bandejas de estas máquinas, y son pasados por hojillas afiladas que convierten los mismos, en tiras, papelillos. Los cuales, pasan por un proceso industrializado donde se convierten nuevamente en papel para su uso por el ser humano.
¿Porque contratar una empresa para la destrucción de documentos?
No importa cuánto personal tengas, es preferible que el proceso de destrucción de documentos sea llevado a cabo por otra empresa, porque esta te puede proporcionar una mayor estabilidad a la seguridad de los datos.
Por tal razón, al contratarla, puedes obtener las siguientes ventajas:
- Ahorro en el presupuesto: aunque te parezca contradictorio, la verdad es que la subcontratación resulta mucho más económica, que disponer de personal de otra área para el proceso de destrucción. Esto implicaría mayor tiempo de dedicación para el desecho, como también perdida en las funciones inherentes al trabajador, retrasando las funciones que le corresponden en su propio rol.
- Reducción de riesgos: cuando contratas una empresa especializada que se dedique a la destrucción de documentos, es porque esta sabe bien como levar a cabo el proceso, asegurándote así que no se extraviara ningún documento, proporcionándote del mismo modo, que sea posible la protección integral de estos, hasta su completa destrucción.
Siendo así, es de concebir como algunas personas pueden mantener una sensación de tranquilidad, al saber que sus datos se verán completamente resguardados y protegidos por completo.
- Cuando contratas a profesionales, puedes tener la certeza de que ellos mismos se dedicarán a realizar toda la labor por ti. Es decir, que estos llevarán a cabo todo lo necesario para proceder a la destrucción del material de forma efectiva.
Para ello, será necesario que la empresa autorice el uso de contenedores, donde los trabajadores irán depositado el material, para de forma posterior pasar a que estos sean recogidos por los contratados, para su desecho.
El uso de contenedores resulta mucho más sencillo, ya que los archivos quedan contenidos dentro del mismo, sin que existan pérdidas posibles, o mal uso de ellos.
Es por ello, que siempre se aconseja la contratación de una empresa de forma reservada y muy meticulosa, como recabar el material para de forma posterior desecharlo como es debido y no cometer el error de que estos puedan extraviarse.
- La entregad de un certificado, a la empresa contratante, donde se le garantiza que todos los documentos han sido desechados. Por tal razón, es de comprender que lo mejor es contratar especialistas y profesionales que cuentan con la experiencia necesaria para hacer una buena labor y no ocasionar así mayores retardos en la destrucción de documentos, manteniendo a raya y a salvo la reputación comercial de la empresa contratante.
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