PAPER DEL ERP EN LA GESTIÓN DE PROYECTOS
¿Qué significa ERP?
ERP “Planificación de Recursos empresariales” (“Enterprise Resource Planning”). El objetivo final de una solución ERP es integrar los diferentes datos y procesos de una empresa en un sistema o proceso unificado. Dependiendo de la empresa, puede que se tengan que integrar muchos procesos diferentes, por ejemplo: realización de ofertas, gestión de recursos, contabilidad, gestión de existencias, flujo de caja, análisis de costes, facturación, entrada de pedidos, control de proyectos, etc.
¿Por qué es diferente la actividad de gestión de proyectos?
Las empresas que gestionan o fabrican en base a proyectos se enfrentan al reto de controlar proyectos complejos con nuevos pedidos que a menudo sólo se diferencian de los anteriores en pequeños detalles. Muy pocos productos ERP dentro de la categoría “Ingeniería bajo pedido” ofrecen una solución especializada para este tipo de empresas.
Las empresas que gestionan proyectos necesitan una serie de variables técnicas personalizables, que definen la complejidad y las características de un proyecto. Estos criterios se pueden utilizar como datos que se envían hacia una hoja de cálculo para calcular de forma automática el coste de cualquier nuevo proyecto, o como un filtro para encontrar proyectos similares realizados con anterioridad que pueden copiarse o modificarse.
También necesitan un sistema integrado de gestión de documentos para almacenar todos los archivos y anexos en carpetas secundarias específicas a cada proyecto y luego compartirlos. La estructura de los datos debe admitir la gestión de múltiples modificaciones durante la realización de un proyecto. Por eso, del mismo modo que una oferta puede tener varias versiones, un proyecto también debe tener varios índices o varias versiones. El programa debe permitirle controlar los costes resultantes de cada modificación. Estas empresas también necesitan herramientas para asegurar la comunicación entre los miembros del proyecto, que pueden pertenecer a uno o varios grupos relacionados con ése proyecto.
Sistemas ERP y empresas grandes que gestionan proyectos
Muchas empresas grandes ya han descubierto que un sistema ERP eficaz es clave para un funcionamiento eficaz. A veces desarrollan su propia solución interna, utilizando numerosos recursos para desarrollar y controlar este sistema. Otras veces, optan por adquirir un sistema externo e instalarlo en sus oficinas. En muchos casos, utilizan una solución ERP que no es específica para la actividad de gestión de proyectos y que, por lo tanto, carece de muchas funciones necesarias para controlar de forma eficaz este tipo de operaciones.
La instalación de un sistema ERP en una gran sociedad requiere mucho tiempo y muchos recursos, sobre todo cuando el sistema se desarrolla de forma interna o necesita un alto grado de personalización. Por eso, en el momento de evaluar nuevos sistemas, una empresa también debería considerar el coste de la formación, instalación, personalización y del mantenimiento. Cuando una empresa decide desarrollar su propia solución interna, a menudo comete el error de sólo considerar el coste del desarrollo, olvidando el coste elevado de mantenimiento que necesitará la solución interna en el futuro.
Conclusión
Los sistemas ERP no sólo se dirigen a grandes empresas. Utilizar un sistema ERP o de gestión de proyectos puede ser beneficioso para las pequeñas y medianas empresas. Los costes reales así como los costes de oportunidad aumentan a medida que la empresa aplaza la instalación de una solución de gestión de proyectos. Elegir un pequeño sistema capaz de crecer al mismo tiempo que la empresa puede ser una buena solución. Esto significa que se debe encontrar un sistema de fácil manejo y con una estructura modular. En cualquier caso, las empresas que gestionan proyectos deben utilizar una solución ERP especialmente pensada para este tipo de trabajo.
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