Hoy en día la implantación de un ERP es fundamental para cualquier empresa, no importa el sector o la actividad, si es una multinacional o una pyme ya que su implantación afectará a todos los procesos de la empresa tocando casi todas las operaciones empresariales esenciales.
La implantación de un ERP puede ofrecernos tremendas oportunidades de mejora e innovación de nuestro negocio pero por otro lado, si la implantación no es manejada correctamente, puede ser un negocio arriesgado.
Por ello debemos ser muy cuidadosos en la elección del mismo ya que de su éxito depende el de la propia compañía. Fallos de los proyectos ERP tenemos todos en la cabeza como el que le ocurrió a Shane: una joyería con 200 millones de dólares de facturación, su idilio con SAP fue, acorde a su testimonio, una de las causas de su bancarrota. De el año previsto de instalación y ejecución del sistema se pasó a los casi tres años y el coste se disparó a los 36 millones de dólares (de un máximo presupuestado de 10 millones).
Estos fracasos son debidos a la alineación entre las principales partes de un proyecto: el cliente, el proveedor de software e integrador de sistemas. Por tanto encontrar el proveedor de soluciones informáticas adecuado es una de las decisiones más importantes y difíciles, porque puede provocar el éxito de la gestión de la empresa en el futuro inmediato.
De la información analizada de miles de compañías, el comparador de software BUSCOelMEJOR.com ha resumido los principales 7 errores transcendentales a la hora de la elección de un ERP:
-No analizar los módulos que necesitaremos y su escalabilidad: El primer paso que debemos de dar es analizar las diferentes necesidades de nuestra empresa tanto de información como de organización: que áreas son las implicadas, tareas redundantes, controles que faltan..etc. En este proceso será clave cuestionarse aspectos como ¿vamos a utilizar módulos avanzados?, si vamos a trabajar con procesos de fabricación en horas o en minutos, ¿vamos a utilizar sistemas de integración con otras empresas?¿Cómo vamos a gestionar nuestros procesos contables, por centros de coste, de acuerdo a un presupuesto…etc
También hace referencia a la escalabilidad de los mismos y es que es de transcendental importancia ver como se adaptará en un futuro al cambio y a los procesos de crecimiento sin perder calidad, también si podrá procesar más transacciones aportando nuevos módulos en el futuro.
-No involucrar las diferentes áreas de la empresa: La implantación de un ERP es una decisión que incumbe a la totalidad de la empresa y a su forma de gestionarla, por ello conocer los diferentes requerimientos de todas las áreas de nuestra empresa es de vital importancia.
El papel de la gerencia aquí desarrolla una función fundamental puesto que ha de saber cómo manejar la gestión del cambio en la organización, no olvidemos que en mayor o menor medida habrá resistencia al cambio por parte de aquellos empleados acostumbrados durante su carrera profesional a hacer las cosas de la misma manera. Así mismo desarrollar el sentimiento de grupo y minimizar la incertidumbre en el proceso de cambio son dos responsabilidades básicas de la gerencia en el proceso de implantación de un ERP
-Otro aspecto importante es analizar el hardware del que disponemos así como la movilidad referida a efectuar transacciones con aplicaciones móviles desde cualquier lugar. Hemos de plantearnos por tanto si nuestros dispositivos están preparados o si debemos de efectuar una renovación o sustitución de los mismos.
-Valorar todo el abanico de posibilidades. Existen en el mercado una diversidad de fabricantes de software como por ejemplo soluciones estándar que ya existen en el mercado y que en la medida que se adapten a tus necesidades puede ser una muy buena solución. De nicho o especificas para el sector, también las aplicaciones de software libre en el cual nos ahorramos el coste de la licencia pero debemos invertir en una buena implantación del mismo.
La elección dependerá de si satisfacen o no aquello que debemos cubrir, pero no valorarlas es una error frecuentemente cometido.
-Las soluciones cloud o en la nube también han de ser valoradas puesto que este fenómeno creciente cada vez está teniendo más aceptación debido a sus innumerables ventajas, a pesar de ello todavía existe cierta reticencia debido al temor que supone no tener la información disponible en el servidor de tu empresa
-El servicio postventa, los costes de mantenimiento, la formación que ofrecerán a nuestros trabajadores ,el compromiso frente a posibles incidencias etc.. Son factores fundamentales que a menudo no suelen ser tenidos en cuenta.
-Efectuar una comparación entre los posibles proveedores de software así como testearlos es algo muy sencillo que se puede encontrar mediantes buscadores en la web.
Otros aspectos a considerar son la importancia de la creación de un equipo para la organización control y seguimiento del proyecto, la definición de los usuarios clave y el establecimiento de normas y procedimientos definitivos: imprescindibles para dar la formación a los usuarios finales.
Por último comentar que la implantación de un ERP es algo que tiene unos costes inmediatos pero los beneficios no se empiezan a vislumbrar hasta el largo plazo. Por lo tanto la paciencia y la visión del largo plazo es algo fundamental en este proceso.
http://www.revistacloudcomputing.com/2014/03/los-7-pecados-a-la-hora-de-escoger-un-software-de-gestion/
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