Es posible que sea la herramienta más eficaz a la hora de agilizar el trabajo además de ser la manera más eficiente de compartir información entre trabajadores.
¿Cuántas veces ha tenido que pedir un archivo a un trabajador? Con lo que ello implica: Busca Memoria USB (siempre se pierden), pincha USB, mueve archivo (ups, ¿pesa 200MB? Habrá que esperar), pincha USB y al fin tienes tu archivo. O ¿cuántas veces ha tenido que terminar un trabajo en su ordenador personal, en casa, y la información que necesita está en el ordenador del trabajo? Desesperante. Pues a continuación imagínese una memoria USB que está constantemente recogiendo toda la información que se crea en sus ordenadores y a la que puede acceder con un simple usuario y contraseña desde cualquier ordenador. Pues no es necesario que imagine nada; le presento: ¡la nube!
Muchos son los proveedores que nos ofrecen almacenamiento virtual, la mayoría de pago, como Apple con su iCloud, Google y Google Drive o Microsoft con OneDrive. Desde este blog recomendamos para la empresa, por su versatilidad, la plataforma de Microsoft, OneDrive.
Viene de serie en todos los ordenadores con Windows 10 (Si aún no ha actualizado Windows a la última versión del sistema operativo, ¿a qué espera? ¡Es gratis!), lo único que debe hacer es crear una cuenta OneDrive y tener la misma cuenta abierta en todos los ordenadores de su empresa.
Trasladando la carpeta “Mis Documentos” dentro de la carpeta “OneDrive”, todo lo que se guarde en esa carpeta automáticamente aparecerá en la nube y por ende podrá tener acceso desde cualquier ordenador con su usuario y clave, incluyendo también dispositivos móviles tanto Android como iOS.
Puede seleccionar por defecto que se descargue en su ordenador o dispositivo todo lo que aparezca en esa carpeta, o aprovechar su conexión a internet para acceder a cada archivo sin así ocupar espacio es su disco duro. Para esta segunda opción, tenga en cuenta que si lo que quiere es velocidad, desde este blog recomendamos el uso de fibra óptica (o ADSL si no llega la fibra óptica a su negocio) de 30mb mínimo.
El resultado a priori podría parecer que es el mismo que el de la carpeta compartida, pero la nube incluye la opción de acceder a sus archivos incluso fuera de la red local, como por ejemplo a través de su línea de datos 4G, y sin necesidad de tener los ordenadores locales encendidos. Desde donde quiera y cuando quiera.
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