Si, has adivinado! Este es el nombre de la herramienta necesaria para convertir nuestro negocio en un poderoso imperio. Pero vamos mas a detalle, un ERP (Enterprise Resource Planning) es un sistema de información gerencial que integra y maneja muchos de los negocios asociados con las operaciones de producción y de los aspectos de distribución de una compañía en la producción de bienes o servicios.

Pero a lo que venimos. Veremos como es el antes y el después de un negocio al que se le integra un ERP. Para esto lo contaremos como una historia.

Antes

Se trata de Juguetones SA. Juguetones SA es una fabrica de juguetes tradicional que lleva años elaborando juguetes, por un lado de madera ecológica y por otro vintage de latón.

Los primeros se fabrican bajo una linea de producción fija y bajo stock de un pedido especifico y son personalizables según los gustos de colores de los niños y se distribuye a 6 clientes diferentes con demanda estable. Los segundos son productos personalizados y netamente artesanales, se hacen a pedido y son muy frágiles, necesita días de preparación, embalaje y transporte especial y son entregados a personas heterogéneas y muy variables.

Juguetones SA cuenta con un grupo de 40 personas en todas las áreas. Cuando una cadena o cliente quiere hacer un pedido se descarga un formulario de la web y se envía por fax. Este llega a la recepción de Juguetones y dos veces al día se lleva a finanzas para comprobar el crédito del cliente, si esta corriente de pagos se envía a fabrica para que se empiece la orden.

En fabrica se comprueba el tipo de pedido, si es pedido en stock, en fabricación, para fabricar, especial vintage, etc. En cada caso producción comunica por fax a financiero y comercial la fecha de producción para emitir las facturas y el departamento comercial comunica al cliente fecha de entrega.

Tranquilo, se que es complicado pero se complica aun mas. Ademas cuando un cliente quiere un producto o un proveedor quiere ofrecer una mejora en el negocio tienen que: -enviar solicitud por fax a recepción -recepción envía solicitud escaneada a cada departamento -secretaria de cada departamento se la envía a dirección de cada departamento -dirección de cada departamento a la secretaria del presidente -y cuando el presidente que normalmente esta de viaje da el visto bueno se invierte el flujo de comunicación.

Debido a esto es que el tiempo pasa y se pierden oportunidades mientras que la competencia sigue avanzando. Pero se implanta una nueva herramienta poderosa en la fabrica, el ERP.

Después

Ahora el cliente hace su pedido en la web, elige entre las posibilidades de personalización, la propia web le indica fecha de entrega, confirmación y factura, con la información que pone el cliente finanzas conoce el estado de facturación y pagos de cada cliente, a su ves producción sabe que necesita para cada pedido, las fechas de producción y entrega, si esta en stock, producción, fabricación, etc; incluso se pide automáticamente al proveedor las piezas faltantes en stock. Ademas el departamento comercial conoce las compras de los clientes y puede descubrir oportunidades en tiempo real.

Como ves el flujo de comunicación no se ve afectado ni retrasado y los pedidos se entregan en tiempo récord, no es necesario que el presidente este al tanto de todo y se ahorran meses en los procesos pudiendo concentrarse en lo mas importante del negocio que son sus clientes. Y todo gracias a un ERP, todo a un solo clic de distancia.

Año 5000 a.c.: El hombre almacenaba información en las paredes pero este sistema era poco eficiente ya que se requería de un gran espacio.

Año 1500 a.c.: Se inventa el pergamino lo que hizo este proceso mucho más simple y sencillo.

Año 200 a.c.: La invención del pergamino fue tal que se creó la biblioteca de Alejandría para poder guardar toda esa información.

Año 105 a.c.: El pergamino fue un gran invento pero lo que revolución el almacenaje y transmisión de información fue la invención del papel. Y por si fuera poco desde este momento se empezaban a utilizar animales para una comunicación más rápida: Burros, carrosas, palomas, camellos, caballos. Sin embargo estos métodos eran muy rústicos y tenían capacidades limitadas.

Siglo XVIII: La gran Revolución Industrial, la época de auge y desarrollo de las tecnologías de información.

-          1804: El ferrocarril.

-          1820: La calculadora.

-          1829: Máquina de escribir.

-          1837: El telégrafo.

-          1879: El teléfono.

-          1879: La bombilla. (electricidad)

Esto hizo que la información sea más rápida pero en 1880 el verdadero cambio se dio con el descubrimiento de las ondas electromagnéticas lo cual abrió la posibilidad para enviar información a muy largas distancias.

Año 1946: Se crea ENIAC, el nombre de la primera computadora, requería de todo un cuarto completo y mucho cableado para funcionar, el padre de las tecnologías digitales actuales.

Año 1960: Se miniaturiza la computadora, se crean los primeros chips procesadores.

Año 1968: Se creó la primera red, ARPA red, desde este día las TI alcanzaron la última etapa de su evolución (la actual). La conexión inalámbrica hace del proceso de comunicación casi imperceptible y nos permitirá conectarnos con cualquier computadora del mundo en unos instantes. Hoy en día la web 2.0 es la tecnología de información por excelencia.

Por esto las TI se han vuelto parte necesaria de nuestras vidas y un logro en la historia de la humanidad.

IMPLANTACIÓN DE LAS TIC’s EN LAS PYMES ESPAÑOLAS

Los TIC’s (Tecnologías de Información y Comunicación) son el milagro de la nueva era digital para las empresas que de hecho en estos últimos años se han concienciado de sus ventajas, según dice el Observatorio Nacional de las Telecomunicaciones y la Sociedad de la Información (ONTSI):

• Más de 76% de las empresas de más de diez empleados dispone de web corporativa.
• Casi el 100% de las Pymes disponen del equipamiento TIC básico (ordenadores, conexión a Internet).
• La gran mayoría (un 96%) ya disponen de Internet de banda ancha para sus comunicaciones móviles.
• El 63,8% facilita dispositivos portátiles a sus empleados para facilitar la comunicación remota y los procesos de teletrabajo.
• El uso de programas de software abierto alcanza a un 85% de las empresas de más de diez empleados.
• El 93% de las pymes de más de diez empleados empleó las TIC para resolver trámites con la administración. Este porcentaje se sitúa en el 71,5% de las microempresas.

¿CUALES SON LAS VENTAJAS DE LAS TIC’s?

Considerando que el mundo empresarial está en constante evolución y para las pymes las TIC’s suponen una gran herramienta que no solo acelera los procesos en cada área de esta sino que también la hace crecer y mejorar en el tiempo mucho más aceleradamente.

1. Apertura de mercados a nivel global gracias a la implantación y ventajas del ecommerce.
2. Nuevos modelos de negocio y en la relación con el cliente.
3. Automatización de servicios y procesos internos y externos.
4. Importante ahorro de costes.
5. Flexibilidad en su relación con sus empleados gracias a la implantación de soluciones de teletrabajo.
6. Fomento del trabajo colaborativo.
7. Agilidad en la toma de decisiones y respuesta rápida tanto a nivel interno como en la relación con sus clientes.
8. Mejora en la comunicación interna y externa.
9. Información precisa de nuestro mercado y clientes gracias a la implantación de soluciones Big Data.
10. Nuevas estrategias apoyadas en herramientas y estrategias de marketing digital y gestión de redes sociales.

Para finalizar, en este video pueden entender de una manera más didáctica y visual mas ventajas que las TIC’s pueden ofrecer.

Vídeo: Ventajas de las tecnologías de información