Si, has adivinado! Este es el nombre de la herramienta necesaria para convertir nuestro negocio en un poderoso imperio. Pero vamos mas a detalle, un ERP (Enterprise Resource Planning) es un sistema de información gerencial que integra y maneja muchos de los negocios asociados con las operaciones de producción y de los aspectos de distribución de una compañía en la producción de bienes o servicios.

Pero a lo que venimos. Veremos como es el antes y el después de un negocio al que se le integra un ERP. Para esto lo contaremos como una historia.

Antes

Se trata de Juguetones SA. Juguetones SA es una fabrica de juguetes tradicional que lleva años elaborando juguetes, por un lado de madera ecológica y por otro vintage de latón.

Los primeros se fabrican bajo una linea de producción fija y bajo stock de un pedido especifico y son personalizables según los gustos de colores de los niños y se distribuye a 6 clientes diferentes con demanda estable. Los segundos son productos personalizados y netamente artesanales, se hacen a pedido y son muy frágiles, necesita días de preparación, embalaje y transporte especial y son entregados a personas heterogéneas y muy variables.

Juguetones SA cuenta con un grupo de 40 personas en todas las áreas. Cuando una cadena o cliente quiere hacer un pedido se descarga un formulario de la web y se envía por fax. Este llega a la recepción de Juguetones y dos veces al día se lleva a finanzas para comprobar el crédito del cliente, si esta corriente de pagos se envía a fabrica para que se empiece la orden.

En fabrica se comprueba el tipo de pedido, si es pedido en stock, en fabricación, para fabricar, especial vintage, etc. En cada caso producción comunica por fax a financiero y comercial la fecha de producción para emitir las facturas y el departamento comercial comunica al cliente fecha de entrega.

Tranquilo, se que es complicado pero se complica aun mas. Ademas cuando un cliente quiere un producto o un proveedor quiere ofrecer una mejora en el negocio tienen que: -enviar solicitud por fax a recepción -recepción envía solicitud escaneada a cada departamento -secretaria de cada departamento se la envía a dirección de cada departamento -dirección de cada departamento a la secretaria del presidente -y cuando el presidente que normalmente esta de viaje da el visto bueno se invierte el flujo de comunicación.

Debido a esto es que el tiempo pasa y se pierden oportunidades mientras que la competencia sigue avanzando. Pero se implanta una nueva herramienta poderosa en la fabrica, el ERP.

Después

Ahora el cliente hace su pedido en la web, elige entre las posibilidades de personalización, la propia web le indica fecha de entrega, confirmación y factura, con la información que pone el cliente finanzas conoce el estado de facturación y pagos de cada cliente, a su ves producción sabe que necesita para cada pedido, las fechas de producción y entrega, si esta en stock, producción, fabricación, etc; incluso se pide automáticamente al proveedor las piezas faltantes en stock. Ademas el departamento comercial conoce las compras de los clientes y puede descubrir oportunidades en tiempo real.

Como ves el flujo de comunicación no se ve afectado ni retrasado y los pedidos se entregan en tiempo récord, no es necesario que el presidente este al tanto de todo y se ahorran meses en los procesos pudiendo concentrarse en lo mas importante del negocio que son sus clientes. Y todo gracias a un ERP, todo a un solo clic de distancia.