Planeación de Ventas y Operaciones(Sales and Operation Planning S&OP) Como Apoyo de Gestión Organizacional y Tecnológico

Por Rodrigo Arami Martinez Martinez en 12 febrero 2010 en Software de Gestión Empresarial

En la actualidad uno de los principales problemas en las empresas es la falta de comunicación entre departamento para garantizar el alineamiento de objetivos y estrategias. En función de estas necesidades surgió desde la década de los 80s la Planeación de Ventas y Operaciones (S&OP). ¿Qué es realmente el S&OP? “Es un Proceso de toma de decisiones mediante un plan factible, único y consensado que busca el balance entre la demanda y la producción mejorando la comunicación y eficiencia de todas las áreas involucradas con el fin de cumplir las estrategias y objetivos tanto particulares como globales de la empresa”

A lo largo de los años esta herramienta de gestión ya ha sido implementada en las grandes y medianas empresas ya que es de gran apoyo para la toma de decisiones, por medio de reuniones periódicas operativas y ejecutivas, garantizando diversos beneficios tanto cuantitativos como cualitativos tales como:

a) Mayor comunicación entre todas los departamentos de la empresa (comunicación horizontal)

b) Generación de una mayor visibilidad de problemas y resultados futuros por medio de escenarios hipotéticos que permiten detectar factores de riesgo con el fin de eliminarlos con mayor anticipación.

c) Disminución en el desabasto de producto (stockouts) en puntos de venta o almacenes de distribución.

d) Mayor número de días de cobertura (producto en inventario/ demanda diaria requerida) en puntos de venta o almacenes de distribución.

e) Mayor adherencia a la demanda de ventas

f) Disminución en costes de producción, transporte y almacenaje

g) Mejor control y seguimiento en el lanzamiento de promociones y nuevos productos para lograr el cumplimiento de estrategias y objetivos.

Para poder lograr todos estos resultados, no es indispensable, pero si recomendable una plataforma tecnológica que soporte este proceso ya que el S&OP se encarga de integrar y sincronizar la información de diferentes aplicaciones software dentro de la empresa:

1. Sistema de Planeación de la Demanda(Demand Manager DM): Se genera toda la información de pronósticos de ventas.

2. Sistema de Administración de la Producción ( Production Scheduling PS): Encargado de planear la producción de acuerdo a las demandas considerando las capacidades de las fábricas y niveles de inventario.

3. Sistema de Administración de la distribución (Distributed Requirements Planning DRP): Se encarga de la logística de distribución considerando la optimización de costes de envío, capacidades y tiempos de traslado.

En general todos los sistemas de integración de información (Enterprise Resource Planning ERP) incluyen la estructuración de estos software dentro de un Sistema de Administración de la Cadena de Suministros (Supply Chain Management SCM) sin embargo para garantizar el resultado del S&OP esto ya no es suficiente ya que adicionalmente se requiere información y datos de otros departamentos como; estrategias de marketing, ventas y finanzas. Una vez integrada toda la información este nuevo software realiza automáticamente indicadores de desempeño, previamente definidos, tableros de medición de resultados y crea escenarios que consideran todas las variables posibles para anticipar o prevenir problemas ayudando a una más eficiente toma de decisiones durante las reuniones ejecutivas.

Debido a todo lo comentado anteriormente existe un gran mercado ya que todas las principales compañías de generación tecnológica han creado su propia aplicación de S&OP con distintas ventajas y alternativas a evaluar por las empresas. Por ejemplo:

A pesar de todas las alternativas hay que resaltar que ninguna de las herramientas tecnológicas serán útiles hasta que exista un reestructuración efectiva y planeada de los procesos dirigidos al S&OP y sobre todo debe de haber un total convencimiento e involucramiento por parte de todas las áreas involucradas empezando por la dirección general.