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Los archivistas deberían tener un papel importante en la gestión de los materiales de origen digital de las bibliotecas

Traducción: SOFÍA GONZÁLEZ RUIZ (2016)

(Jackie Dooley, 2015.  ”Archivists should be key players in managing born-digital library materials“. hangingtogether.org)

Como archivista, soy totalmente consciente de la gran relevancia de las habilidades de los archivistas y de la pericia necesaria para hacer frente a los desafíos que presentan las bibliotecas de investigación — en áreas más allá de aquellas vistas tradicionalmente como dentro del ámbito del archivista. Esto se ha ido convirtiendo cada vez más en una realidad mientras nosotros nos hemos hecho un gran lío a medida que nos hemos sumergido en las complejidades de la era digital. En los últimos años, he observado muchas situaciones en las que equipos de bibliotecarios expertos y tecnólogos han experimentado contratiempos en la gestión de los materiales de origen digital que se deben a aspectos que un archivista podría haber reconocido y  solucionado al principio.  ¿Y eso? Diréis.

Para una respuesta más extensa, leed  el artículo The Archival Advantage: Integrating Archival Expertise into Management of Born-digital Library Materials1 recién publicado hoy desde la OCLC Research. Para un resumen rápido, continuad leyendo.

En este ensayo, defiendo la implicación de los archivistas en la gestión de los materiales digitales que los archivos no pueden adquirir ni custodiar; los ejemplos incluyen datos de investigación, sitios web y correos electrónicos. Estos tres tipos de materiales tienen equivalentes analógicos (cuadernos de laboratorio, boletines informativos universitarios y correspondencia), mientras que otros que tienen un formato digital no disponen de esto (blogs, Twitter, wikis y software). Estos tipos de materiales están dentro del  ámbito de lo que las bibliotecas de investigación deberían considerar adquirir y preservar, conforme evoluciona nuestro concepto de «Registros académicos».

Los archivistas se especializan en aspectos cruciales de la gestión de materiales únicos; por ejemplo, aquellos para los que los originales existen en un solo lugar y las múltiples copias no se han publicado ni distribuido y que pertenecen a un dueño en particular (ya sea un individuo o una organización) que controla el contenido.  Tened en cuenta hasta qué punto coinciden los formatos digitales mencionados arriba con estas características.

Este ensayo se centra en 10 áreas de la pericia archivística y describe algunas de las complejidades de cada pregunta de muestra planteada que pueden surgir en un contexto digital. Otro personal de investigación en las bibliotecas puede tener habilidades que se cruzan, pero estas diez son parte de la rutina diaria de un archivista.

 

Propiedad

Relación con los donantes

Propiedad intelectual

Coste estimado

Contexto de la creación y uso

Autenticidad

Restricciones en el acceso y uso

Transferencia de propiedad

Permanencia

Nivel de captación de metadatos

Por ejemplo, vamos a mirar algunos de los aspectos que se asocian con las relaciones con los donantes.

La decisión de donar nuestros documentos o los de un ser amado puede ser una experiencia emocional angustiosa. Los archivistas, por lo tanto, establecen y crean con cuidado relaciones de confianza, negocian los términos de la donación,  fijan aspectos legales que sean pertinentes y discuten posibles condiciones sobre los bienes sentimentales. Algunos donantes hacen preguntas directas sobre cómo será la gestión por parte de la institución de sus bienes. Las relaciones pueden continuar años y se deben promover para asegurar la reputación de la institución como un hogar deseable para los bienes de otros. Los archivistas institucionales deben instruir a los administradores y al equipo sobre la importancia y los beneficios de transferir materiales al repositorio. Las grandes organizaciones normalmente tienen programas de retención de documentos que estipulan qué tipos de documentos tienen un valor permanente y deberían transferirse a los archivos cuando ya no estén en uso. Al trabajar con donantes de todo tipo, los archivistas analizan el ámbito de los materiales que tienen un valor suficiente para que se trasladen a los archivos. Normalmente, sólo un pequeño porcentaje de materiales que se han creado están declarados como permanentes y señalados para transferirlos a los archivos.

Cualquiera de estos ámbitos pueden estar relacionados con la donación digital. Así, tendrían cabida es este sentido preguntas como: ¿Debería la escritura de donación abarcar algún tema en  especial debido al formato digital? ¿Importa si el donante, o alguien más, tiene copias de todas o de las partes más significativas del material digital? ¿Tenemos que consultar al donante antes de que se recuperen los archivos eliminados? ¿Contienen los documentos digitales información personal que debamos editar? ¿Qué pasa si decidimos no guardar algún material después de adquirirlo? ¿Con quién debemos discutir estos temas si el creador ha fallecido?

Todas esas preguntas y las descripciones para cada una de las diez áreas revelan la punta del iceberg de la pericia de los archivistas.

Las bibliotecas de investigación deberían aprovechar plenamente la variedad de habilidades de los archivistas y así  los recursos digitales que no están publicados podrán gestionarse de manera eficiente, efectiva y responsable.

 

Referencias:

  1. 1.    http://www.oclc.org/research/publications/2015/oclcresearch-archival-advantage-2015.html
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