Catalogación: Glosario de bibliotecas y ciencias de la información

Traducción: CRISTINA VALDÉS RAMOS (2016)

(Salman Haider (2016): “Cataloging: Glossary of Library & Information Science”. Librarianship Studies & Information Technology)

Texto 1:

Catalogación: la catalogación o catalogación bibliotecaria es el proceso de creación y mantenimiento de los registros bibliográficos y de autoría del catálogo de la biblioteca, las bases de datos de libros, fascículos, grabaciones de sonido, imágenes en movimiento, material cartográfico, archivos informáticos, recursos electrónicos, etc. que son propiedad de una biblioteca. El catálogo puede encontrarse en soporte físico, como es el caso de los catálogos sobre fichas, o en soporte digital, como por ejemplo los catálogos de acceso público en línea (OPAC por su sigla en inglés). En relación al tráfico de materiales dentro del marco de los servicios técnicos, la catalogación normalmente se realiza tras la recepción de los libros encargados. El proceso de catalogación comprende tres labores muy importantes: la catalogación descriptiva, la catalogación temática y el control de autoridades.

Catalogación descriptiva : la catalogación descriptiva comprende tanto el registro de las características de un artículo de la biblioteca, como el nombre del autor/es, el colaborador/es, el título, la edición, la editorial, el distribuidor, la fecha, el número de páginas, las dimensiones, el nombre de la colección, etc. La catalogación descriptiva permite al usuario encontrar e identificar un libro por el nombre del autor, el título y sus variantes, etc. Dos sistemas de estandarización populares dentro del marco de la catalogación descriptiva son las Reglas de la catalogación anglo-norteamericana (AACR : Anglo-American Cataloging Rules) y sus sucesores, la Descripción y el acceso a los recursos (RDA: Resource Description and Access).

Catalogación temática : la catalogación temática incluye analizar los recursos según el tema y proporcionar los encabezamientos de los temas correspondientes, extraídos de un vocabulario fiable o de un índice de encabezamientos temáticos, como los Encabezamientos temáticos de la Biblioteca del Congreso (LCSH: Library of Congress Subject Headings), los Encabezamientos temáticos médicos (Medical Subject Headings) y la asignación de los números de clasificación mediante el uso de esquemas como la Clasificación de la Biblioteca del Congreso (Library of Congress Classification) or la Clasificación decimal de Dewey (Dewey Decimal Classification). Se entiende por encabezamiento temático la palabra o grupo de palabras de carácter más específico que recogen la esencia del tema o uno de los temas de un libro u otro material bibliotecario que se selecciona de entre un índice de encabezamientos temáticos. Dicho índice contiene los términos de acceso de los temas preferentes (vocabulario supervisado) que se disponen como nuevas entradas dentro del registro bibliotecario, que funciona como un punto de acceso y permite que se busque la obra por el tema y se extraiga de la base de datos del catálogo de la biblioteca. La clasificación o la clasificación bibliotecaria es el proceso de disposición, agrupación, codificación y organización de libros y otros materiales bibliotecarios en estanterías o entradas de un catálogo, bibliografía e índice según un orden sistemático, lógico y útil. Todo esto se hace con el propósito de asignarles un número de catalogación mediante un sistema de clasificación bibliotecaria, lo que agilizará y facilitará la búsqueda a los usuarios. El uso de la clasificación permite a los usuarios recorrer las estanterías para encontrar los materiales, determina el lugar y la estantería donde se encuentra un libro y también indica la ubicación de otros artículos que guardan relación con el mismo tema o con sus variantes. La clasificación también permite a los usuarios de la biblioteca averiguar con qué documentos cuenta la misma sobre un tema específico. El catalogador asigna una clasificación o una signatura en relación al índice temático.

Control de autoridades : el control de autoridades es un proceso a través del cual se organiza la información bibliográfica de los catálogos bibliotecarios mediante el uso de una grafía única y distintiva para designar un nombre (encabezamiento) o un tema para cada ámbito, denominado registro de autoridades. Un registro de autoridades es un registro que proporciona la forma autoritativa de un apellido, un nombre propio, un nombre empresarial o un nombre de lugar, así como la forma autoritativa de un título uniforme o preferente, el título de una colección, de un tema, etc. en el catálogo de una biblioteca o en un archivo de registros bibliográficos. Estos figuran en un archivo autoritativo que contiene los encabezamientos de los artículos de la biblioteca. Para garantizar la coherencia, se crea un registro autoritativo para cada encabezamiento (punto de acceso autorizado) para un nombre propio o tema, etc. Un registro autoritativo se crea cuando se establece un encabezamiento, es decir, cuando se autoriza su uso como entrada principal (título preferente y, si fuese oportuno, el punto de acceso autorizado para el creador), entrada añadida o entrada temática por primera vez cuando se cataloga un artículo bibliotecario. El control de autoridades es el proceso que se sigue durante las partes analíticas de la catalogación, tanto las descriptivas como las temáticas. Garantiza la coherencia y la exactitud de los nombres y los encabezamientos temáticos que se incluyen en la descripción bibliográfica.

Utilizado para: catalogación bibliotecaria, catalogación, catalogación descriptiva, catalogación temática, control de autoridades.

Texto 2:

Registro de autoridades: Un registro de autoridades es un registro que proporciona la forma autoritativa de un nombre propio, un apellido, un nombre empresarial o un nombre de lugar, así como la forma autoritativa de un título uniforme o preferente, el título de una colección, de un tema, etc. en el catálogo de una biblioteca o en un archivo de registros bibliográficos. Figuran en un archivo autoritativo que contiene los encabezamientos de los artículos de la biblioteca. Para garantizar la coherencia, se crea un registro autoritativo para cada encabezamiento (punto de acceso autorizado) para un nombre propio o tema, etc. Un registro autoritativo se crea cuando se establece un encabezamiento, es decir, cuando se autoriza su uso como entrada principal (título preferente y, si fuese oportuno, el punto de acceso autorizado para el creador), entrada añadida o entrada temática por primera vez cuando se cataloga un artículo bibliotecario.

Un registro de autoridades puede encontrarse en formato impreso o de lectura digital.

Un registro de autoridades comprende, principalmente, los siguientes elementos:

La forma establecida de un encabezamiento para una persona, un organismo empresarial, una familia, un lugar, un título uniforme (es decir, el título estandarizado que recibe una obra que ha sido reeditada bajo diferentes títulos), el título de una colección o de un tema.
Las referencias cruzadas procedentes de otros nombres, títulos o términos que no se utilizan en el encabezamiento y procedentes y dirigidas a encabezamientos relacionados o alternativos.
Las fuentes utilizadas durante la creación del encabezamiento, es decir, una lista de fuentes que justifican la existencia de las formas establecidas y alternativas.
Apuntes relativos a la solicitud del formulario autorizado.
En algunos casos, los clasificadores de los registros de autoridades pueden establecer el número de clasificación. Este número puede otorgarse a un nombre o a un registro de autoridades temático. Existe la posibilidad de observar un ejemplo de un Registro de autoridades temático (SAR: Subject Authority Record), incluido el Número de clasificación de la biblioteca del congreso (LCCN: Library of Congress Classification Number), en el SAR de la casta y clase social de los Dalits, donde se han adjudicado dos números LLC: DS422.C3 para una clase de personas en La India y DS493.9.D24 para otra clase de personas en Nepal. Mediante el uso de la Clasificación de la Biblioteca del Congreso, puede observarse un ejemplo de un registro de autoridades de nombres (NAR: Name Authority Record) con un número de autor literario (LAN: Literary Author Number) en el NAR del autor indio y urdu Premacanda en el Archivo de autoridades de nombres de la Biblioteca del Congreso (Congress Name Authority File), donde se adjudicaron dos números LCC al autor: PK2098.S7 por ser un autor indio y PK2199.P76 por ser un autor urdu.

Tipos de registros de autoridades:

Registro autoridades de nombres (NAR): creado para nombres propios, nombres de organismos empresariales, nombres de sitios, apellidos.
Registro de autoridades de títulos: creado para los títulos uniformes o preferentes.
Registro de autoridades de nombres y títulos: creado para los títulos nominales.
Registro temático de autoridades (SAR): creado para los encabezamientos temáticos.
Registro de autoridades de colecciones: creado para las colecciones de títulos (el 1 de junio de 2006, la Biblioteca del Congreso decidió no continuar con la creación y la actualización de los registros de autoridades de colecciones; posiblemente otras bibliotecas sí lo hacen).
Registro de autoridades para nombres sin diferenciar

El manual de catalogación descriptiva de la Biblioteca del Congreso proporciona las siguientes directrices para los registros de autoridades de nombres:

Registro de autoridades de nombres:

Un registro de autoridades de nombres contiene los siguientes elementos básicos: 1) el punto de acceso autorizado (MARC 21 field 1XX), 2) las fuentes de justificación del punto de acceso autorizado, incluidas las adiciones que forman parte de dicho punto, puntos de acceso alternativos, algunos elementos de identificación y 3) cualquier punto de acceso relacionado utilizado para explicitar relaciones (MARC 21 fields 4XX/5XX). Se puede registrar información adicional en los campos ya establecidos de manera fija (008) y en áreas relevantes del registro de autoridades (MARC 21 fields 667, 675 o 678). Los campos opcionales MARC, tales como el 046 y el 3XX también pueden incluirse. El control de los datos y la designación del contenido también se incluyen para la correcta identificación y manipulación de los datos.

Los NAR no están hechos para los nombres propios cuando la única pista sobre la identidad de la persona es un dispositivo no alfabético o no numérico, encabezamientos de temas actuales o características geográficas. Con el RDA, se puede utilizar un nombre y puede crearse un registro de autoridades para las entidades que fueron anteriormente utilizadas como temas, tales como los apellidos, los personajes ficticios y las entidades no humanas (es decir, los animales) cuando estas pretenden responsabilizarse de la creación o contribución a un trabajo o expresión.

Por lo general, haced un registro de autoridades de nombres para cualquier persona, organismo empresarial (incluidos los geográficos) o apellido que pueda ser utilizado como un punto de acceso en un registro bibliográfico, independientemente de si el nombre va a utilizarse como un punto de acceso descriptivo o temático. Durante algunos procedimientos laborales del LC, como por ejemplo la catalogación básica, puede no crearse un registro de autoridades para todos y cada uno de los puntos de acceso.

Las bibliotecas del Programa cooperativo de autoridades nominales (NACO: Name Authority Cooperative Program) no están obligadas a proporcionar registros de autoridades para cada punto de acceso creado durante su proceso de catalogación. No obstante, cualquier NAR que contribuya al LC/NAF debe contar con los elementos necesarios del punto de acceso establecido en ciertas ocasiones.

Registro de autoridades de nombres sin diferenciar

La mayoría de registros de autoridades para nombres personales es única. Esto significa que cada registro de autoridad representa a una sola persona. Los estándares de catalogación bibliotecaria como el RDA y el AACR2 dan directrices para crear un registro de autoridades de nombres y adiciones a los nombres con el objetivo de establecer un punto de acceso autorizado único para la persona que se incluye (tales como las fechas de nacimiento y defunción, el nombre completo, etc.). Pero hay ocasiones en las que dos o más personas que comparten el mismo nombre deben estar representadas en el registro de autoridades que se crea para ellos y no hay demasiada información disponible como para diferenciarles. Elementos distintivos tales como las fechas de nacimiento y defunción, el nombre completo, etc. no se pueden determinar ni con el documento original ni con fuentes de referencia y no es posible encontrar otras informaciones que solucionen el dilema. Una antigua práctica a la que los catalogadores recurrían era crear un «registro de autoridades de nombres sin diferenciar» para un «nombre propio sin diferenciar» donde el mismo punto de acceso autorizado (encabezamiento) se utiliza para representar a dos o más personas dentro del catálogo. Existen dos formas de reconocer un registro de autoridades de nombres sin diferenciar en un registro de autoridades MARC 21. La primera consiste en comprobar el archivo permanente 008. El puesto 32 en el archivo permanente 008 es para «los nombres propios sin diferenciar»; si este campo contiene la letra «b», entonces el registro es un registro de nombres propios sin diferenciar (la letra «a» representa a los nombres propios diferenciados). La segunda forma de identificar un registro de autoridades de nombres sin diferenciar para una persona es revisar el NAR con un patrón distintivo de 670 campos en parejas donde cada pareja representa a una persona diferente. Los primeros 670 de cada par contendrán una frase como [Autor de … … … ], [Editor de … … …], [Ilustrador de … … …] entre corchetes. Los segundos 670, el título de la obra asociada a dicha persona. Para saber más con ejercicios y ejemplos actuales, leed el artículo de RDA Blog sobre «Undifferentiated Personal Names in RDA Cataloging».

Utilizado para: registros de autoridades, registro nominal de autoridades, registro temático de autoridades, NAR, SAR, registro de autoridades de colecciones, registro de autoridades de títulos, registro de autoridades de nombres y títulos, registro de autoridades de nombres sin diferenciar.

Texto 3:

Elementos esenciales:Los elementos esenciales en el RDA son elementos básicos necesarios para la descripción de los recursos. Los elementos básicos son una nueva parte del RDA que permite que ciertos elementos de los metadatos se identifiquen como «necesarios» durante el proceso de catalogación. La asignación del estado esencial se basa en las características obligatorias para un registro a nivel nacional, como se dicta en los en los módulos FRBR/FRAD. Una descripción bibliográfica debe incluir, como mínimo, todos los elementos esenciales que puedan aplicarse. La esencialidad se identifica a nivel de elemento. Algunos elementos son siempre esenciales (si se pueden aplicar y la información se encuentra disponible); algunos solo son esenciales a veces. Los elementos esenciales se identifican de dos maneras dentro del RDA. La primera consiste en analizar todos los elementos esenciales en general e incluirlos como grupo en las sub-instrucciones de «RDA 0.6: elementos esenciales». En los capítulos separados, dichos elementos también se identifican de manera individual gracias a la etiqueta «ELEMENTO ESENCIAL» al principio de las instrucciones para cada elemento. Se les destaca nítidamente con un color azul claro en cada instrucción esencial dentro de las herramientas del RDA. Si el estado esencial de un elemento depende de la situación, aparece una explicación después de la etiqueta «elemento esencial».

Por ejemplo, observad esta etiqueta para el elemento esencial de un título.

2.3. Título

ELEMENTO ESENCIAL

El título correcto es un elemento esencial. Otros títulos son opcionales.

El Joint Steering Committtee (JSC) para el desarrollo del RDA decretó que sería preferible otorgar la categoría de «esencial» solo a algunos elementos en lugar de designar a todos «necesarios» u «opcionales». Las decisiones sobre los elementos esenciales se tomaron en el contexto de las tareas del usuario de FRBR y FRAD.

El AACR2 estructuró tres niveles de descripción bibliográfica. El primero, también conocido como catalogación básica, comprende, al menos, los elementos que identifican el recurso de manera básica, sin proporcionar una descripción detallada. El segundo nivel, también conocido como catalogación estándar, proporciona todos los elementos aplicables esencialmente a todas las copias para una muestra. El tercer nivel representa la descripción completa y contiene todos los elementos que se proporcionan en las reglas que resultan aplicables al artículo objeto de la descripción. El RDA no define los niveles de la descripción, sino que identifica un número de elementos como esenciales. En el RDA, estos son similares a los de la catalogación mínima de la descripción bibliográfica de AACR2.

Los Elementos esenciales del RDA comprenden otros elementos que cumplen las tareas del usuario, como encontrar, identificar y seleccionar; además, solo se necesita un ejemplo de elemento esencial. Los ejemplos requeridos posteriormente son opcionales. Por ejemplo, para el elemento esencial «lugar de publicación», las instrucciones del RDA sostienen que «si en la fuente de información aparece más de un lugar de publicación, tan solo se requerirá el primero que aparezca registrado. Si todos los elementos esenciales (aplicables) están registrados y una fuente sigue sin ser distinguible de otra(s), entonces será necesario recurrir a metadatos adicionales. Los metadatos adicionales, más allá de lo esencial, se incluyen en base a la necesidad de establecer una diferenciación, declaraciones de política, el criterio del catalogador y/o políticas institucionales regionales. Los catalogadores deberían expresar su propia opinión acerca de qué elementos adicionales o valores múltiples de un único elemento son necesarios para que el registro del catálogo sea comprensible y los recursos del catálogo de fácil acceso.

Tipos de Elementos esenciales:

Esencial para el RDA: Elementos necesarios que siempre son esenciales según las recomendaciones del RDA.
Esencial para el RDA si: Esencial si es aplicable y si hay información disponible.
Esencial para el LC y el LC-PCC: Elementos esenciales recomendados por LC y PCC además de los del RDA. (Otras instituciones también tienen su propia lista de elementos esenciales)

Ejemplos de Elementos esenciales del RDA:

Título

2.3.2 Título adecuado [para más detalles, ver: Título y declaración de responsabilidades en RDA con ejemplos de MARC 21].

Declaración de responsabilidades.

2.4.2 Declaración de responsabilidades relacionada con el título adecuado (si hubiese más de uno, solo se pedirá el primero que se haya registrado).
Para más información, ver: Título y declaración de responsabilidades en RDA con ejemplos de MARC 21.

Edición de las declaraciones.

2.5.2 Designar la edición.
2.5.6 Designar una revisión comentada de una edición.
Para más información, leer: cómo editar la catalogación en el RDA & AACR2 con ejemplos del MARC 21.

Numeración de los fascículos.

2.6.2 Designar numérica o alfabéticamente la primera edición o parte de una secuencia (para la primera o única secuencia).
2.6.3 Designar cronológicamente la primera edición o parte de una secuencia (para la primera o única secuencia).
2.6.4 Designar numérica o alfabéticamente la última edición o la última parte de una secuencia (para la última o única secuencia).
2.6.5 Designar cronológicamente la última edición o la última parte de una secuencia (para la última o única secuencia).
Para más información, leer: cómo numerar fascículos según la catalogación del RDA.

Declaración de la producción.

2.7.6 Fecha de producción (para un recurso inédito).
Para más información, leer: «RDA – Production Publication Distribution Manufacture Date – MARC 264» (RDA: fecha de producción, publicación, distribución y manufacturación).

Declaración de la publicación.

2.8.2 Lugar de la publicación (si hubiese más de uno, solo se utilizará el primero que se haya registrado).
2.8.4 Nombre de la editorial (si hubiese más de una, solo se utilizará la primera que se haya registrado)
2.8.6 Fecha de publicación
Para más información, leer: «Place of Publication in RDA & AACR2 & MARC 21 Examples» (Lugar de publicación en los ejemplos del RDA & AACR2 & MARC 21)
Para más información, leer: «Name of Publisher in RDA & AACR2 & MARC 21 Examples» (Nombre de la editorial en los ejemplos del RDA & AACR2 & MARC 21).
Para más información, leer: «RDA – Production Publication Distribution Manufacture Date – MARC 264» (RDA: fecha de producción, publicación, distribución y manufacturación: MARC 264).

Declaración de las colecciones

2.12.2 Título oficial de la colección.
2.12.9 Numeración dentro de la colección.
2.12.10 Título oficial de la subcolección.
2.12.17 Numeración dentro de la subcolección.

Identificador para la muestra.

2.15 Identificador para la muestra (si hubiese más de uno, de ser aplicable, se escoge el identificador preferente y reconocido a nivel internacional).
Para más información, leer: «Correct Coding of ISBN in MARC21 field 020 in RDA & AACR2 Cataloging with Examples» (Codificación correcta del ISBN en MARC21 campo 020 en la catalogación con ejemplos del RDA & AACR2).

Tipo de formato.

3.3 Tipo de formato

Extensión

3.4 Extensión (solo si el recurso está completo o si se conoce su extensión total)

Elementos esenciales de LC RDA (combinación delos elementos “esenciales” y “esenciales si” de RDA junto con otros elementos adicionales).

Utilizado para: elementos esenciales de RDA

Texto 4:

Alternativas del RDA: en las normas de catalogación recogidas en el RDA (Resource Description and Access) hay un número de directrices e instrucciones que se consideran «alternativas». Dichas directrices e instrucciones «alternativas» del RDA aportan un enfoque diferente a lo que se especifica en las directrices o instrucciones inmediatamente anteriores. Un catalogador puede escoger entre seguir la norma o la alternativa.

Usado para: alternativas en el RDA

Texto 5:

Opciones del RDA: en las normas de catalogación recogidas en el RDA hay un número de directrices e instrucciones que se consideran «opciones». Estas aparecen de dos formas en el RDA, a saber: «adiciones opcionales» y «omisiones opcionales». La «adición opcional» de datos que complementan lo que se requiere en las instrucciones inmediatamente anteriores o la «omisión opcional» de datos específicos requeridos en las instrucciones inmediatamente anteriores. Debido a esto, puede decirse que las instrucciones «opcionales» ofrecen la oportunidad de complementar los datos requeridos con información adicional (metadatos) o de omitir datos procedentes de lo que se establece en las normas precedentes. Cabe señalar aquí que cada biblioteca o agencia de catalogación puede decidir si seguir las opciones o no y cuando hacerlo. También pueden seguir las normas contempladas en las instrucciones inmediatamente anteriores. Pueden llegar a escoger establecer sus propias políticas y directrices acerca de la aplicación de las opciones y dejar que sea el catalogador quien decida si seguir las «opciones» o no.

Utilizado para: opciones en el RDA

Texto 6:

Excepciones del RDA: en las normas de catalogación recogidas en el RDA hay un número de directrices e instrucciones que se consideran «excepciones». Algunas instrucciones están enfocadas para que puedan aplicarse únicamente a algunos tipos de recursos (como los fascículos). Una «excepción» es una instrucción que tiene preferencia respecto a la instrucción inmediatamente anterior y que se aplica a un tipo concreto de recurso, situación, etc. Aquí, en el kit de herramientas de RDA, aparece un LC-PCC PS que sugiere que el LC sirve para aplicar las directrices del DCRM (B) (Descriptive Cataloging of Rare Materials (Books)) para libros que fueron publicados antes del año 1801 y recursos que fueron seleccionados a principios del s.xix en lugar de normas del RDA. A diferencia de las «alternativas» y de las «opciones», las «excepciones» no se encuentran subordinadas a las instrucciones generales, por lo que las «excepciones» del RDA por lo general no necesitan declaraciones normativas, aunque en algunas situaciones excepcionales puede que se necesiten algunas consideraciones extras. Las «excepciones» deben ser tenidas en cuenta siempre que sean aplicables. Se proporcionan cuando resulta necesario desviarse de una instrucción normativa por causa de un recurso o situación concretos.

Utilizado para: excepciones en el RDA

ENLACES:

Catalogación: Glosario de bibliotecas y ciencias de la información

Buscar

Actividades culturales

Grupos de investigación

Revistas